Como organizar os pedidos do WhatsApp e parar de perder venda
O WhatsApp é ótimo para conversar com o cliente, mas ruim para guardar pedido. Uma lista mandada em áudio, uma correção duas mensagens depois, uma foto com "quero 3 desse": no fim do dia, alguém precisa juntar tudo, e é aí que o erro aparece.
Veja como separar a conversa do pedido e manter tudo organizado.
Separe a conversa do pedido
A conversa pode continuar no WhatsApp: dúvidas, negociação, combinação de entrega. O pedido em si deve chegar num formato fechado, com produto, quantidade e observação de cada item. Quanto menos você precisar interpretar, menos erra.
Deixe o cliente montar o pedido
Em vez de anotar o que o cliente fala, mande um catálogo com link e deixe que ele mesmo escolha os produtos e as quantidades. Ele confere o que está pedindo antes de enviar, e você recebe a lista pronta.
- O cliente vê a foto e escolhe a variação certa
- A quantidade de cada item fica escrita, sem depender de áudio
- Observações como "embalar separado" vão junto com o item
Tenha um lugar só para os pedidos
Pedido espalhado em conversas diferentes é pedido esquecido. Centralize tudo num painel em que você vê o que chegou, o que já foi atendido e o que ainda está em aberto. Com uma cópia em PDF, fica fácil imprimir para separar no estoque.
Defina quem cuida de cada cliente
Quando a equipe cresce, combine quem atende cada carteira de clientes. Cada vendedor com o seu acesso evita dois atendendo o mesmo pedido e ninguém atendendo o outro.
Resumo
Use o WhatsApp para conversar e o catálogo para pedir. Com o pedido chegando fechado e num lugar só, sobra tempo para vender, e não para conferir mensagem.